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Technology Explained: So gelingt die Umstellung auf S/4HANA reibungslos

Barbara Redlein, Risk Assurance Leader bei PwC Österreich © Trending Topics
Barbara Redlein, Risk Assurance Leader bei PwC Österreich © Trending Topics

Bei S/4HANA handelt es sich um eine der künftig wichtigsten ERP-Plattformen, die alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens zusammenführt. Durch sie ist es möglich, schnell neue Technologien einzubinden und so Prozesse wesentlich zu verbessern. „Aber Digitalisierung bedeutet auch Disruption. Die Umstellung auf S/4HANA müssen Firmen wirklich selbst forcieren“, erklärt Barbara Redlein, Risk Assurance Leader bei PwC Österreich. Die Expert:innen des Wirtschaftsprüfers können Unternehmen dabei helfen, die Umstellung möglichst unkompliziert und kostengünstig umzusetzen.

Intelligente Automatisierung bringt große Vorteile

PwC Österreich führt momentan als Generalunternehmer eine S/4HANA-Conversion durch. „Es handelt sich um eine der größten Umstellungen in ganz Österreich. Wir müssen dafür mehr als 150.000 Z-Objekte für S/4HANA tauglich machen“, sagt Birgit Engel, Technology Consulting PwC Österreich. Dafür nutzt PwC smartShift-Technologie, um die Code-Adaptierung automatisiert ablaufen zu lassen. „Das bedeutet nicht nur eine Performance-Optimierung, sondern auch eine Fehlerrate von weniger als 0,1 Prozent. Im Gegensatz dazu liegt die Fehlerquote bei manuellen Anpassungen bei fünf bis 15 Prozent. Dadurch erreichen wir hier einen großen Vorteil“, so Engel.

Unternehmen, die ein älteres SAP-System nutzen, sollten sich bald mit der Konvertierung beschäftigen, denn spätestens im Jahr 2027 wird die Umstellung auf S/4HANA Pflicht. Der Vorgang kann zwar durchaus mühsam und teuer sein, doch PwC arbeitet an einer Reihe von Tools, um ihn einfacher zu machen. „Zum Beispiel ist es bei der Umstellung erforderlich, das Berechtigungskonzept zu überarbeiten. Wir können gleich zu Beginn unseren Kund:innen dafür die Mindestanforderungen zeigen, was wiederum bei der Prüfung viel Zeit und Geld spart“, so Redlein.

PwC empfiehlt risikoarme S/4HANA Transformation

Auch in anderen Belangen rund um die S/4HANA-Transformation können die Expert:innen von PwC wichtige Hilfestellung leisten. Birgit Engel empfiehlt Unternehmen einen risikoreduzierten Ansatz. „Die Umstellung sollte kein einzelnes Riesenprojekt sein, sondern in kleinere Projekte geteilt werden. Das betrifft besonders Firmen, die wenig oder schlechte Erfahrungen mit Large-Scale-Projekten haben“, erläutert Engel.

Ein großes Problem, auf das viele Unternehmen bei S/4HANA stoßen, ist eine zu schnelle Transformation von zu vielen Bereichen. „Sie scheitern dann an Themen wie der richtigen Umstellung von Debitor- und Creditor-Stammdaten auf das Businesspartner-Konzept oder dem Anreichern von Konten mit neuen Informationen. Besonders problematisch ist das Harmonisieren des Kontenplans. All diese Punkte sind im Hinblick auf den Jahresabschluss ordentlich zu konzipieren. Hier haben Prüfer:innen eine wichtige Bedeutung. Sie müssen die Kontinuität sicherstellen“, fügt Redlein hinzu.

Eine risikoarme Umstellung sollte in mehreren Phasen erfolgen. PwC empfiehlt, zuerst das System „S/4HANA fit“ zu machen – d.h. die Umstellung auf NewG/L oder den zentralen Geschäftspartner zu implementieren und im Idealfall Data Cleansing Aktiväten durchzuführen. Danach sollte eine Stabilisierungsphase folgen, in der das interne SAP-Team in der Nutzung von S/4HANA geschult wird. Danach kann die eigentliche S/4HANA Conversion beginnen. Danach empfiehlt PwC wieder eine Stabilisierungsphase, damit sich der Fachbereich wieder auf das eigentliche Geschäft konzentrieren kann, bevor die S/4HANA Neuerungen in Nachfolgeprojekten umgesetzt werden.

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