5 Erfolgs-Faktoren für B2B Veranstaltungen im digitalen Zeitalter

„Das Wesen von Konferenzen ändert sich im Digitalen Zeitalter nicht!“, sagte im letzten Jahr der neue Eigentümer eines österreichischen Konferenzveranstalters in einem Zeitungsinterview. I could not disagree more.

Als Veranstalter des CIO AWARDs in Österreich und der Schweiz und des #IDEAwards für digitale Vorreiter auch in Deutschland sind wir tagtäglich im Austausch mit der IT- und Digital Community. Unsere Veranstaltungen zählen zu den größten und wichtigsten Treffpunkten der IT-Branche im DACH-Raum. Aber was bedeutet die Digitale Transformation, zu der sich hochkarätige Manager auf unseren Plattformen austauschen, für uns selbst? Wieviel digitale Veränderung gibt es im Veranstaltungs-Business? Welche Zukunft hat das analoge Netzwerken auf Events in einer zunehmend digitalen Welt?

Täglich erreichen uns dutzende Veranstaltungseinladungen auf diversen Kanälen. Wer den Anruf verweigert, erhält ein E-Mail, wer E-Mails ignoriert, wird über LinkedIn oder XING erreicht, und wer Social Media abstinent lebt, bekommt am Ende doch noch ein altmodisches Postmailing. Immer mehr Veranstalter rittern um die Aufmerksamkeit von Entscheidern, denen immer weniger Zeit zur Verfügung steht.

Das hat sehr konkrete Folgen auf den Umgang von Menschen mit Events. Beim Besuch von Veranstaltungen herrscht eine geringe Verbindlichkeit und die Aufmerksamkeitsdauer ist gesunken.

Nische oder Festival: Hauptsache überraschend

Es entwickelt sich eine gewisse Monopolisierung, Verdichtung. Erfolgreiche Formate sind oft klein und sehr speziell angelegt, um einem bestimmten Informationsbedürfnis gerecht zu werden, oder sie sind riesig und festivalartig. So wie bei einem Musikfestival eine Vielzahl an Künstlern dafür sorgen, dass für jeden etwas dabei ist.

Die gute Nachricht für Veranstalter: fast alles ist erlaubt. Die traditionellen Regeln, wie zum Beispiel eine Podiumsdiskussion rituell abzuhalten ist, welche Rolle eine Moderation spielt oder wann Kaffeepausen zu planen sind, dürfen nicht nur gebrochen werden, es wird sogar erwartet, dass man überrascht wird. Man hat die Chance, Dinge anders zu machen.

Die schlechte Nachricht: „Never change a running system“ bedeutet ein sicheres Ende für ein erfolgreiches Veranstaltungsformat.

5 Tipps für Event-Veranstalter

Apps, KI gestützte Gesichtserkennung, Besuchertracking und Matching sind sicher tolle Features und bieten dem Teilnehmer ein besonderes Erlebnis. Aber Technologie ist nicht entscheidend. Aus meiner Sicht sind es 5 Faktoren, die den Erfolg von B2B Veranstaltungen im Digitalen Zeitalter ausmachen:

• Relevanz – Treffe ich die richtigen Menschen? Werden die richtigen Themen behandelt? Passt das Rahmenprogramm? Unser Anspruch als Veranstalter muss lauten: Wenn wir so viele Menschen bewegen, sollte nachher etwas besser sein als vorher. Die Besucher sollen nicht nur Giveaways mit nach Hause nehmen, sondern Inspiration, Wissen, Kontakte und Perspektiven.
• Community und Involvement statt passiver Berieselung
  Je größer Veranstaltungen werden, umso schwieriger ist es, jene Menschen zusammen zu bringen, die sich über ganz bestimmte Erfahrungen und Herausforderungen austauschen wollen. Interaktive Workshops, Social Walls, Meetingpoints und Blogentries im Vorfeld helfen dabei, die richtigen Ansprechpartner unter hunderten Teilnehmern zu finden. Der Austausch sollte über das Event hinausgehen. Dazu gilt es, die Möglichkeiten der Social Networks zu nutzen und Content zu liefern, der den Menschen tatsächlich weiterhilft.
• Erleben und Begeistern
  Wissen, Relevanz und Beteiligung liefern die Gründe, sich für den Veranstaltungsbesuch zu entscheiden, der Erlebnisfaktor aber ist die Voraussetzung, dass die Besucher auch im nächsten Jahr wiederkommen. Neben den scheinbar inzwischen obligatorischen Faktoren wie lila Beleuchtung und großen Buchstaben auf der Bühne zählt hier oft mehr die gute Idee als ein großes Budget.
• Social Media wird mehr und mehr zum wichtigsten Marketing-Instrument für Veranstaltungen – und damit verändert sich die gesamte Marketingkommunikation. Wer nur über sich selbst redet, erreicht niemanden mehr. Auf LinkedIn, Facebook und Co zählt Relevanz.
• Von der Veranstaltung zur Plattform – Der Anspruch, den Teilnehmern echte Relevanz zu bieten, der intensive Austausch mit der Zielgruppe via Social Media und die aktive Pflege der Digital Community haben uns verändert. Wir sind nicht mehr nur Veranstalter, sondern Plattform für den Austausch von CIOs und CDOs im DACH Raum. So ist unser Blog im Ranking von Blogheim.at, wo etwa 2400 österreichische Blogs nach Social Network Reichweite und Relevanz beurteilt werden, monatlich zumindest unter den Top 150 und konkurriert dabei mit einem recht trockenem Thema mit den Top-Blogs aus den Bereichen Fashion, Food und Fitness.

Wertschätzung und intensive Zusammenarbeit mit den Zielgruppen machen in Zukunft den Erfolg von Veranstaltern aus. Es reicht nicht mehr, nur das richtige Thema zur richtigen Zeit anzubieten. Die besten B2B Events sind Kondensationspunkt von Communities.

Für uns als Unternehmen bedeutet das auch, dass Veranstaltungserfolg skalierbar ist. Es war unsere hervorragende Etablierung in der CIO Community, die es möglich gemacht hat, den CIO AWARD auch in die Schweiz zu exportieren und auch dort mit einer Jahresveranstaltung erfolgreich zu sein. Sie gibt uns die Credibility um DACH-weit die Suche nach dem CIO OF THE DECADE (www.cio2020.rocks) auszurufen. Die inhaltliche Relevanz in der Digital Community hat es möglich gemacht, dass wir 2019 in Zusammenarbeit mit dem meiner Einschätzung nach wichtigsten AI Startup in Österreich, enliteAI, erstmals AI eingesetzt haben, um einen Award zu vergeben, den #IDEAward.

Und so hat sie doch Einzug gehalten, die Digitalisierung und ihre Technologie Hypes. Wenn auch anders, als wir es ursprünglich erwartet hätten.

Über Confare

Veranstaltungsprofi und digital.ecosystem.influencer mit Sitz in Wien. Seit ihrer Gründung organisiert das Unternehmen mit viel Leidenschaft und Kompetenz Veranstaltungen in den Bereichen IT, Industrie, Marketing/Vertrieb und Management. Das CIO & IT-Manager Summit hat sich zum größten und wichtigsten IT-Treffpunkt Österreichs entwickelt und bringt die wichtigsten Player und Vertreter des IT-Business zusammen.

Seit 2012 ist das CIO Summit auch in der Schweiz zum beliebten IT-Treffpunkt geworden und mit dem Deutschland-Debüt 2017 deckt Confare den gesamten DACH-Raum ab. Confare baut auf Netzwerke. So ist das Unternehmen in allen wichtigen Social Media Plattformen mit eigenen Gruppen und Foren aktiv, in denen hochkarätige EntscheiderInnen aktuelle Themen diskutieren. Aber Netzwerke enden nicht online. So treffen sich auf Initiative von Confare Fachbeiräte in den Bereichen IT und Industrie. Aber auch die Veranstaltungen selbst werden von EntscheiderInnen und Experten als beliebte Networking-Plattform genutzt.