KI statt Papierkrieg: Wie ein Linzer Startup den Aufwand manueller Dokumentenprüfungen um 90 Prozent senken will

Dokumentation gehört zu den Aufgaben, die in Unternehmen niemand gerne macht – auf die aber niemand verzichten kann. Besonders in Pharma, MedTech oder im Anlagenbau müssen oft hunderte Seiten geprüft, abgeglichen und revisionssicher dokumentiert werden. Der Aufwand verschlingt Zeit, Geld und wertvolle Fachkräfte.

Das Linzer Startup Ailig will genau diesen Engpass beseitigen. Mit der KI-Plattform DocFlow automatisiert das Unternehmen Dokumentationsprüfungen und verspricht Einsparungen von bis zu 90 Prozent beim manuellen Aufwand. Unterstützt wurde der Weg zur Marktreife vom oberösterreichischen Inkubator tech2b.

Wenn Ingenieur:innen Dokumentendetektiv spielen müssen

„In der Produktion, beginnend beim Wareneingang, im eigentlichen Herstellprozess, beim Warenausgang bis hin zur Logistik, müssen oft mehrere hundert oder sogar tausende Seiten Dokumentation geprüft und miteinander abgeglichen werden“, sagt Ailig-Gründer Jakob Öschlberger.

Genau hier kommt DocFlow ins Spiel. Die Software überprüft automatisch, ob Dokumente vollständig sind, gleicht Inhalte über mehrere Dateien hinweg ab und erstellt einen lückenlosen Audit-Trail. Die KI erledigt damit Aufgaben, für die bisher hochqualifizierte Mitarbeiter:innen viele Stunden oder sogar Tage benötigten.

„Wir helfen Unternehmen, Routine-Aufwand zu eliminieren, der oft als unproduktiv wahrgenommen wird“, so Öschlberger.

Die besondere Stärke: Die KI verlangt keinen Neustart

Viele Digitalisierungsprojekte scheitern daran, dass Daten zunächst vereinheitlicht werden müssen. PDFs, Scans, Excel-Dateien und verschiedenste Vorlagen machen Automatisierung oft kompliziert.

Ailig verfolgt deshalb einen anderen Ansatz. „Wir arbeiten vollständig layout- und formatagnostisch. Unternehmen müssen ihre bestehenden Systeme nicht umstellen, sondern können direkt mit ihren vorhandenen Dokumenten arbeiten“, erklärt Öschlberger.

Gerade für regulierte Industrien ist das ein entscheidender Vorteil: Die Hürde zur Einführung bleibt niedrig, während die Effizienzgewinne sofort sichtbar werden. Gleichzeitig werden die Anforderungen hinsichtlich höchstmöglicher Verlässlichkeit, Transparenz und Reproduzierbarkeit vollständig erfüllt. Damit lässt sich ein wesentliches Kriterium beim Einsatz von KI in der Lifesciences Branche erfüllen – ein klares Alleinstellungsmerkmal von Ailig DocFlow.

Die Idee entstand aus einem Problem, das überall auftauchte

Auf die Idee kam Öschlberger nicht zufällig. Der Unternehmer ist seit fast zehn Jahren im Bereich Qualitätsmanagement-Software tätig und war zuvor am Aufbau der Prozessdigitalisierungsplattform Testify beteiligt.

Dabei begegnete ihm immer wieder dieselbe Herausforderung: Unternehmen wollten Prozesse digitalisieren, scheiterten aber an der Überführung unstrukturierter Informationen in digitale Abläufe.

Mit dem Aufkommen von Large Language Models entstand schließlich die Grundlage für Ailig. „Ich habe darin die Chance gesehen, genau diese Eintrittsbarriere drastisch zu reduzieren“, erzählt der Gründer.

Vom tech2b-Mentor zum tech2b-Startup

Eine besondere Wendung nahm die Geschichte, als Öschlberger bei tech2b auftauchte. Denn ursprünglich war er dort nicht Gründer, sondern selbst Mentor.

„Eines Tages ist Jakob mit seiner eigenen Idee zu mir gekommen“, erinnert sich Bernhard Schaffer, Program Manager Incubate bei tech2b. „Schon damals war klar, dass hier großes Potenzial steckt. Europa hat das Problem, dass es zwar tolle Produkte gibt, aber auch zu viel Bürokratie. Mit DocFlow will Ailig einen wesentlichen Beitrag dazu leisten, dass sich die Industrie auf Produkte konzentrieren kann.“

Ailig schaffte anschließend die Aufnahme in das ACTIVATE-Programm von tech2b – keine Selbstverständlichkeit. Von jährlich rund 150 bis 170 Bewerbungen für alle unsere Programme werden nur etwa 20 Startups in das Activate Programm aufgenommen.

Warum tech2b für viele Startups zum entscheidenden Hebel wird

tech2b zählt zu den wichtigsten Startup-Initiativen Oberösterreichs und ist Teil von AplusB (Academia plus Business), dem österreichweiten Inkubatornetzwerk. Das Programm unterstützt Gründer:innen nicht nur bei Produktentwicklung und Geschäftsmodellen, sondern vermittelt auch Zugang zu einem breiten Netzwerk aus Industrie, Forschung und erfahrenen Unternehmer:innen.

„Wir sind nicht bloß ein Inkubator. Wir bieten ein Netzwerk, echte Community und Zugang zu Mentor:innen, die fachlich und persönlich zu den Startups passen.“ Das sei besonders wichtig, weil viele technologiegetriebene Gründer:innen zunächst vor allem das Produkt im Blick hätten. „Unsere Aufgabe ist oft, aus einer guten Technologie auch ein verständliches und verkaufbares Produkt zu machen“, sagt Schaffer. „Nicht nur die Technologie muss überzeugen, sondern auch die Marktpositionierung.“

Für Ailig war besonders die Zusammenarbeit mit einem Mentor aus der MedTech-Branche wertvoll. „Wir konnten unsere Positionierung deutlich schärfen und unser Produkt konsequent auf die Anforderungen regulierter Märkte ausrichten“, sagt Öschlberger.

Erste Piloten liefern bereits starke Ergebnisse

Mittlerweile begleitet das Startup drei Pilotprojekte in Pharmaanlagenbau sowie Pharma- und MedTech-Unternehmen.

Die Ergebnisse zeigen, welches Potenzial in der Technologie steckt: Bei einzelnen Dokumentationsprozessen konnte der manuelle Prüfaufwand bereits um bis zu 90 Prozent reduziert werden. Das entspricht mehreren tausend Stunden Arbeitszeit pro Jahr.

Für Ailig ist das erst der Anfang. Kurzfristig will sich das Unternehmen als Spezialist für KI-gestützte Dokumentenprüfung in regulierten Industrien etablieren. Langfristig sollen auch Branchen wie Maschinenbau, Logistik oder Lebensmittelproduktion folgen.

Von der Idee zum Wachstum

Der Weg von Ailig zeigt exemplarisch, welche Rolle Startup-Inkubatoren bei der Entwicklung junger Technologieunternehmen spielen können. „Wir unterstützen Gründer:innen dabei, ihre Strategie zu schärfen, Chancen zu erkennen und typische Fehler möglichst früh zu vermeiden. Die Entscheidungen treffen aber immer die Gründer:innen selbst“, sagt Schaffer.

Sein wichtigster Rat an angehende Unternehmer:innen: nicht alleine gründen. „Ein starkes Gründungsteam verteilt die Verantwortung auf mehrere Schultern und bringt unterschiedliche Perspektiven ein. Genauso wichtig ist es, offen für Feedback zu sein, sich aktiv auszutauschen und bereit zu sein, dazuzulernen.“

Für Ailig hat sich dieser Ansatz bereits ausgezahlt. Aus einer Idee zur Automatisierung aufwendiger Dokumentationsprozesse ist innerhalb kurzer Zeit ein Startup entstanden, das Unternehmen potenziell tausende Stunden manueller Arbeit ersparen kann und bereits erste Pilotprojekte in der Pharma- und MedTech-Branche umsetzt. Erfolgsgeschichten wie diese zeigen, welchen Beitrag Programme wie jene von tech2b für den Innovationsstandort Oberösterreich leisten können.

Weitere Informationen zu den Programmen von tech2b finden sich hier.