ToolSense mit zweistelliger Millionenfinanzierung: Wiener Scale-up setzt auf Growth PE statt VC

Das Wiener IoT- und Asset-Management-Scale-up ToolSense hat eine Finanzierungsrunde in einem kleineren zweistelligen Millionenbereich abgeschlossen. Investor ist der dänische Growth-Private-Equity-Fonds Gro Capital. Das Unternehmen, das Firmen bei der digitalen Verwaltung von Maschinen, Fahrzeugen und Werkzeugen unterstützt, hat dabei bewusst auf das klassische Venture-Capital-Modell verzichtet und stattdessen einen Partner gewählt, der den unternehmerischen Ansatz des Gründers mitträgt.

Parallel dazu schärft ToolSense seinen strategischen Fokus: weg von der breiten Asset-Operations-Plattform, hin zur spezialisierten Lösung für Facility Management. Gro Capital hält nunmehr etwa 30 Prozent an ToolSense, das derzeit bei 50 Mitarbeitern sowie einem ARR von etwa 5 Millionen Euro liegt.

Die Finanzierungsrunde: Growth PE statt VC-Burn-Modus

Der Deal mit Gro Capital aus Dänemark wurde im März 2025 abgeschlossen, obwohl CEO Alexander Manafi ursprünglich erst Ende 2026 eine neue Finanzierungsrunde geplant hatte. Die Partnerschaft entwickelte sich über zwei Jahre aus einem ersten Gespräch, einem Workshop und einem Besuch in Kopenhagen. Einen klassischen strukturierten Pitchprozess gab es dabei nicht.

„Ich hätte niemanden reingenommen, der diesen klassischen VC-Burn-Modus fahren möchte. Das ist uninteressant.“ – Alexander Manafi, CEO ToolSense

Gro Capital hält nach dem Deal rund 30 Prozent an ToolSense und ist damit größter Einzelaktionär, ohne jedoch die Mehrheit zu übernehmen. Das unterscheidet den Deal von klassischen Private-Equity-Transaktionen, bei denen Investoren häufig 50 Prozent oder mehr anstreben. Manafi betont, dass mehrere Angebote vorlagen, darunter auch Exit-Optionen, die er jedoch als verfrüht ablehnte.

Das Investmentvolumen setzt sich aus einer primären und einer sekundären Komponente zusammen. Konkrete Zahlen kommuniziert ToolSense derzeit nicht öffentlich. Auch eine Beteiligung einer Bestandsgesellschaft soll zu einem späteren Zeitpunkt kommuniziert werden.

Profitabilität vor Wachstum: Der Strategiewechsel 2024

Der Weg zur Finanzierungsrunde begann mit einer bewussten unternehmerischen Entscheidung im Jahr 2024. Manafi setzte das Ziel, ToolSense bis Ende 2025 auf Monatsbasis profitabel und cashflow-positiv zu führen. Dieses Ziel wurde bereits im September 2025 erreicht, also drei Monate früher als geplant.

„Dieser Fokus auf Profitabilität war nicht ein Wachstumshemmschuh, sondern tatsächlich ein Wachstumsbeschleuniger.“ – Alexander Manafi

Im Zuge dieser Neuausrichtung traf das Unternehmen eine Reihe strategischer Entscheidungen: klare Produktfokussierung, operative Effizienzsteigerungen sowie Anpassungen bei Pricing und Packaging. Das Ergebnis war ein beschleunigtes Umsatzwachstum trotz, oder gerade wegen, des Fokus auf Profitabilität.

Umsatzzahlen und Wachstumspläne

ToolSense hat Ende 2024 die Marke von 5 Millionen Euro Annual Recurring Revenue (ARR) überschritten. Das erklärte Ziel ist es, diesen Wert in den kommenden Jahren auf 30 Millionen Euro zu steigern, was einem rund sechsfachen Wachstum entspricht. Danach soll die 100-Millionen-Marke folgen.

Die Wachstumsstrategie basiert auf drei Säulen: dem weiteren Produktausbau in Richtung Facility Management Operations, dem Ausbau der internationalen Präsenz sowie der Stärkung der Category Leadership in der Nische. ToolSense ist bereits in 14 Ländern für den Kunden ISS aktiv, darunter Dänemark, USA, Singapur, Indien, Türkei und Australien.

Strategische Neuausrichtung: Von Asset Operations zu FM Operations

ToolSense begann 2017 als Anbieter von Diebstahlschutz für Elektrowerkzeuge auf Baustellen. Über die Jahre entwickelte sich die Plattform zu einer umfassenden Asset-Operations-Lösung. Jetzt folgt der nächste Schritt: die gezielte Positionierung als führende Softwareplattform für Facility Management Operations.

Der Auslöser war die Beobachtung, dass FM-Kunden die Plattform weit über das ursprünglich gedachte Einsatzgebiet hinaus nutzten, für Qualitätsmanagement, Audits, Arbeitssicherheit und weitere Prozesse. Gleichzeitig begannen Hersteller und Händler, ihre Service Operations über ToolSense abzuwickeln, was Netzwerkeffekte zwischen beiden Seiten erzeugt.

Bestehende Kunden aus dem Baubereich werden weiterhin bedient. Der strategische Schwerpunkt bei Produktentwicklung, Kommunikation und Vertrieb verschiebt sich jedoch klar in Richtung FM.

KI-Coding verändert das Geschäftsmodell grundlegend

Ein zentrales Thema im Gespräch mit Manafi ist der Einfluss von KI-gestützter Softwareentwicklung auf das Unternehmen. Seit Anfang Februar 2025, als eine neue Version von Claude (Anthropics KI-Modell) veröffentlicht wurde, hat sich die Entwicklungsgeschwindigkeit bei ToolSense nach eigenen Angaben dramatisch erhöht.

„Der Engpass war nicht die Menschen, der Engpass war der Prozess.“ – Alexander Manafi über die interne Reorganisation der Produktentwicklung

ToolSense hat daraufhin die interne Organisation von Produkt und Entwicklung grundlegend umgestellt. Entwickler arbeiten nicht mehr im klassischen Modus, bei dem eine Person sequenziell an einer Aufgabe arbeitet, sondern parallel an bis zu zehn Projekten gleichzeitig, unterstützt von verschiedenen KI-Agenten. Der Hauptengpass ist heute die Wartezeit des KI-Modells, nicht die menschliche Kapazität.

Bearing Point hat im Rahmen einer technischen Due Diligence bestätigt, dass ToolSense beim KI-gestützten Engineering im Vergleich zu anderen Unternehmen sehr weit vorne liegt.

Warum vertikale Spezialisierung in der KI-Ära entscheidend ist

Manafi sieht die sinkenden Kosten der Softwareentwicklung durch KI als zweischneidiges Schwert. Einerseits ermöglicht es ToolSense, deutlich schneller neue Features und Module zu entwickeln, was die Plattformausweitung in Richtung FM erst wirtschaftlich sinnvoll macht. Andererseits erhöht es den Druck auf horizontal ausgerichtete Softwareanbieter.

ToolSense setzt dabei auf drei Differenzierungsmerkmale: die Netzwerkeffekte zwischen FM-Betreibern und Herstellern, proprietäre Integrationen mit Robotik-Herstellern aus Asien und Europa sowie den tiefen operativen Kontext, der durch jahrelange Arbeit mit FM-Kunden aufgebaut wurde. Aktuell sind 15 bis 16 Robotik-Hersteller in die Plattform integriert.

Ausblick: Betriebssystem für die Roboterflotte der Zukunft

Langfristig positioniert sich ToolSense als zentrale Steuerungsebene für die zunehmend automatisierte FM-Branche. Die Personalknappheit im Facility Management treibt den Einsatz von Reinigungs-, Sicherheits- und Fassadenrobotern voran. ToolSense will die Plattform sein, über die diese Flotten verwaltet, überwacht und koordiniert werden, unabhängig vom Hardware-Hersteller.

Manafi beschreibt die Verschiebung in der Kostenstruktur von FM-Unternehmen als entscheidenden Treiber: Heute entfallen rund 90 Prozent der Kosten auf Personal und nur 2 bis 3 Prozent auf Maschinen. Mit zunehmender Robotisierung verschiebt sich dieses Verhältnis, was die strategische Relevanz einer Plattform wie ToolSense deutlich erhöht.

Das Ziel bleibt klar definiert: globale Category Leadership im Facility Management Operations, zunächst auf dem Weg zu 30 Millionen Euro ARR, danach in Richtung 100 Millionen. Mit einem profitablen Fundament, einem strategisch ausgewählten Wachstumsinvestor und KI als Entwicklungsbeschleuniger sieht sich ToolSense für diesen Weg gut aufgestellt.