Polytender: Wiener Startup will mit KI die größte Ausschreibungsplattform der Welt bauen

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Gute-Nacht-Geschichten, Wahlprogramme, PDFs und jetzt öffentliche Aufträge: Dima Rubanov und Matthias Neumayer haben schon wieder ein neues Projekt am Start. Ihr Wiener Startup Polytender will mit künstlicher Intelligenz nichts weniger als „die größte Ausschreibungsplattform der Welt“ bauen. Seit dem Start vor rund zwei Monaten haben sich laut den Gründern bereits mehr als 400 Unternehmen registriert.

Von Gute-Nacht-Geschichten zu Staatsaufträgen

Das Duo, das seit der Schulzeit befreundet ist, gehört zu den umtriebigsten KI-Gründer:innen in Wien. Mit ihrem Startup heyQQ brachten sie die KI-App Oscar heraus, die personalisierte Gute-Nacht-Geschichten für Kinder erzählt. Daraus wurde Oscar Stories, samt eigenem kindgerechten KI-Modell LORA auf Basis von Mistral und dem Open-Source-Modell Lorastral.

Parallel dazu entstanden mehrere Chatbots: FragdasPDF für Studierende und Firmen, Fragdie.EU zur EU-Wahl 2024 und FragdiePartei.at zur Nationalratswahl im selben Jahr. Mittlerweile betreiben die beiden in Wien das Startup-Studio Run Labs, aus dem nun Polytender hervorgeht.

Für das neue Projekt bringen sie Fachwissen aus der Branche mit. Rubanov hat laut Unternehmen über zehn Jahre lang Infrastruktur- und Investitionsprojekte im Milliardenbereich verantwortet und selbst an zahlreichen Ausschreibungen mitgewirkt. Neumayer ist Jurist und kennt die vertragliche und regulatorische Seite der Vergabe.

So funktioniert Polytender

Der Markt ist riesig: Behörden in der EU vergeben jedes Jahr Aufträge im Wert von mehr als 2.000 Milliarden Euro, verteilt auf Hunderte Portale. Polytender liest über 300 offizielle Vergabeportale in 31 Ländern aus, nämlich den 27 EU-Staaten, Großbritannien, der Schweiz, Norwegen und den USA. Pro Tag hält die Plattform rund 90.000 offene Ausschreibungen bereit. Allein in Deutschland sind es 32 Portale von Bund, Ländern und Gemeinden.

• Matching: Unternehmen geben ihre Website ein und erhalten passende Aufträge. Ein eigener Algorithmus gleicht jede Nacht neue Ausschreibungen sprachübergreifend mit den Suchprofilen ab.
• KI-Bewertung: Bald sollen KI-Zusammenfassungen und eine Einschätzung dazukommen, ob sich ein Angebot lohnt („Bid or No Bid“).
• KI-Assistenten: Über eigene MCP-Server lassen sich alle Ausschreibungen direkt aus Mistral Vibe, Claude, ChatGPT und Microsoft Copilot durchsuchen. Unternehmen können so eigene Ausschreibungs-Agenten bauen.
• Angebote: Als Nächstes will Polytender mit KI auch Angebotsunterlagen erstellen und sucht dafür Pilotkund:innen.

Zu den ersten Kunden zählen ESSECCA, Point&, Helferline, AV-Professional und das deutsche Startup Joulify. „Polytender beschleunigt unseren Prozess in der Suche, Bewertung und Abwicklung von Ausschreibungen wesentlich“, sagt David Knapp, CEO der AV-Professional GmbH.

Europas SpaceX-Moment?

Die Gründer argumentieren groß. „Europa gibt jedes Jahr rund 30-mal mehr für öffentliche Beschaffung aus als das gesamte europäische Risikokapital ausmacht. In den USA sind Firmen wie SpaceX und Palantir mit Staatsaufträgen groß geworden. Diese Chance sollen auch europäische Unternehmen und Start-ups haben“, sagt Rubanov. Neumayer ergänzt: „Wir machen Ausschreibungen fit für das KI-Zeitalter und bauen die größte Ausschreibungsplattform der Welt, entwickelt und gehostet in Europa.“

Als Beleg für das Problem verweist Polytender auf den Europäischen Rechnungshof. Laut dessen Sonderbericht ging 2021 bei rund 42 Prozent der EU-weit ausgeschriebenen Verfahren nur ein einziges Angebot ein. Viele Unternehmen wüssten schlicht nicht, welche Aufträge sie gewinnen könnten, so die Gründer. Als Nächstes sollen auch Ausschreibungen großer privater Unternehmen auf die Plattform kommen, später weitere Märkte außerhalb Europas und der USA.

Warum oft nur ein Angebot kommt

Dass fehlende Information der Hauptgrund für den mangelnden Wettbewerb ist, sehen Vergabeprofis allerdings nicht unbedingt so. Der Wiener Vergaberechtsanwalt Martin Schiefer führte die vielen Einzelangebote in einem Gastkommentar nach Erscheinen des Rechnungshof-Berichts vor allem auf den Fachkräftemangel zurück: Viele Firmen hätten in der Privatwirtschaft genug Aufträge, und der Aufwand für ein Angebot schrecke ab. „Die aktuell praktizierte Vergabebürokratie killt den Wettbewerb“, schrieb Schiefer. Genau beim Aufwand will Polytender mit den KI-generierten Angebotsunterlagen ansetzen.

Allein ist Polytender mit der Idee nicht. Das italienische Startup Cato hat erst im September 6 Millionen Euro für seine KI-Plattform eingesammelt, die Ausschreibungen findet, analysiert und Angebote vorausfüllt. Das Barcelona-Startup Tendios holte sich im Vorjahr 2 Millionen Euro, dazu kommen Anbieter wie Tendium aus Schweden, Stotles aus Großbritannien oder in Österreich auftrag.at.